Почта
Страница для администраторов. Здесь описано, как TAktom отправляет письма: сброс пароля, уведомления, ответы клиентам Service Desk и письма из правил автоматизации.
Как устроена почта
Собственных почтовых настроек и встроенного SMTP-клиента у TAktom нет. Письма отправляет транспорт — функция, которую вы включаете, заполняете данными своего провайдера и назначаете на те виды писем, которые она должна обслуживать.
Значит, шагов два, и без обоих ничего не доставляется:
- Включить и настроить транспорт.
- Назначить его на назначение — иначе письма этого вида просто не уходят.
Запасного варианта нет
Если на назначение не выбран транспорт, письма этого вида не доставляются — они не уходят «каким-нибудь другим» каналом. Попытка при этом всё равно записывается в журнал отправок с результатом «ошибка» и кодом MAIL_NOT_CONFIGURED, так что пробел виден, а не спрятан. Это сделано намеренно: какой провайдер везёт вашу почту — решение администратора, а не догадка системы.
Письма отправляются через очередь: обычно это доли секунды, но если провайдер занят или недоступен, письмо не пропадает, а ждёт и уходит позже. Что при этом видно администратору — в разделе Очередь отправки.
Доступные транспорты
| Транспорт | Чем отправляет | Особенности |
|---|---|---|
| SMTP | Любой почтовый сервер по SMTP: корпоративный Exchange, Postfix, почта хостера, внутренний релей | Универсальный вариант для своей инфраструктуры. Нужны открытые порты 587, 465 или 25. |
| JMAP | JMAP-сервер: Stalwart, Fastmail, Cyrus | Канал идёт по 443 — портов SMTP не нужно. Копия письма остаётся в «Отправленных» на сервере. Единственный транспорт, который умеет ещё и принимать письма — см. Приём писем. |
| AWS SES | Amazon SES | Поддерживает всё, включая цепочки переписки. |
| SendGrid | SendGrid Mail Send API | Поддерживает всё. |
| Google Workspace | Gmail API от имени пользователя вашего домена | Требует настройки domain-wide delegation на стороне Google. |
| Шлюз платформы | Почтовый шлюз платформы | Ключей провайдера у вашей установки нет вовсе. Вариант по умолчанию для инстансов, развёрнутых платформой. Не поддерживает копии (cc) и склейку писем в цепочку; действуют квоты. |
Транспорты не исключают друг друга — можно держать несколько сразу и возить разные письма через разных провайдеров. Вложения в письмах не поддерживает ни один транспорт — почтовый API продукта их не предусматривает.
Что выбрать
Свой почтовый сервер есть — SMTP: он работает с чем угодно. Сервер умеет JMAP (например, Stalwart) или SMTP-порты режет провайдер — JMAP. Почта живёт в облаке — транспорт этого облака. Инстанс развёрнут платформой — шлюз платформы уже настроен, и трогать ничего не нужно.
Каждый транспорт честно объявляет свои возможности, и ядро отбрасывает поля, которые он не умеет, вместо того чтобы падать: письмо уйдёт без копии или без склейки в цепочку, но уйдёт.
Настройка транспорта
- Убедитесь, что транспорт разрешён конфигурацией инстанса, и включите его в разделе Админ → Плагины (см. Плагины).
- Откройте Админ → Почта и выберите транспорт во вложенном меню.
- Введите данные провайдера на его странице. Реквизиты живут именно здесь, в интерфейсе, — переменных окружения для них нет.
- Нажмите «Проверить подключение»: транспорт проверит доступ, шифрование и право отправлять с указанного адреса, ничего при этом не отправляя.
- Отправьте пробное письмо и убедитесь, что провайдер его принимает.
- Назначьте транспорт хотя бы на одно назначение — иначе он настроен, но ничего не возит. Страница честно сообщает об этом состоянии.
Пароли и ключи наружу не отдаются: после сохранения поле показывает лишь признак того, что значение задано. Пустое поле пароля при повторном сохранении означает «оставить прежний».
Что задаётся у SMTP
| Поле | Что задаёт |
|---|---|
| Сервер, Порт | Адрес почтового сервера без схемы и порт: 465 для «TLS сразу», 587 или 25 для STARTTLS. |
| Шифрование | STARTTLS, TLS сразу или без шифрования. Последнее допустимо только внутри своей сети: пароль уйдёт открытым текстом. |
| Логин, Пароль | Учётные данные. Пусто — сервер принимает почту без аутентификации (внутренний релей). |
| Адрес отправителя, Имя отправителя | От кого уходят письма. Сервер должен разрешать отправку с этого адреса. |
| Имя в EHLO | Необязательно; пусто — домен адреса отправителя. Некоторые серверы требуют полное доменное имя. |
| Не проверять сертификат | Только для внутреннего сервера с самоподписанным сертификатом. В интернете — дыра. |
Что задаётся у JMAP
| Поле | Что задаёт |
|---|---|
| Адрес сервера | Например https://mail.example.com. Путь не нужен — точку входа транспорт находит сам. |
| Точка входа (переопределение) | Обычно пусто. Заполняется, только если сервер за прокси объявляет адрес, недоступный снаружи: тогда проверка подключения падает на сертификате или отдаёт 404. |
| Логин, Пароль приложения | Отдельный пароль приложения, а не пароль от ящика: его можно отозвать, не трогая остальные. |
| Адрес отправителя, Имя отправителя | Адрес должен быть разрешён этой учётной записи на сервере. |
Исключение — шлюз платформы
У шлюза платформы поля адреса и токена обычно пустые, и это норма: их выдают инстансу при развёртывании. Заполнять их нужно, только чтобы переопределить выданные значения — при переносе инстанса или отладке. Страница показывает, какой адрес используется фактически и откуда он взят.
Ограничение темпа отправки
У шлюза платформы на его странице задаются собственные пределы — сколько писем инстанс отправляет в минуту и в сутки (0 — без ограничения). Это не дубликат квот платформы, а защита от них: превышение квоты на стороне платформы означает потерянное письмо, поэтому инстанс держит свой предел заведомо ниже и растягивает пачку писем во времени вместо того, чтобы упереться в отказ.
Практические следствия:
- отправка одного письма из большой пачки может занять несколько секунд — это ожидаемо, письмо всё равно уйдёт;
- слишком низкий предел (единицы писем в минуту) приводит к обратному: ожидание превышает допустимое, и письма начинают отваливаться с ошибкой о темпе;
- окна скользящие — последние 60 секунд и последние 24 часа, без всплеска на границе суток. На странице видно, сколько писем ушло за оба окна.
Массовые рассылки этим каналом не делаются: у шлюза нет копий и склейки писем в цепочку, а число адресатов одного письма ограничено.
Лимиты платформы на облачном инстансе
Облачному инстансу платформа может выдать почтовый ящик на своём сервере — тогда письма отправляет транспорт SMTP или JMAP напрямую: с копией в «Отправленных» и с цепочками переписки, которых у шлюза нет. У JMAP реквизиты уже заполнены при выдаче инстанса, у SMTP их вводит администратор.
Сколько писем разрешено, показывает блок «Лимиты платформы» на странице транспорта: в сутки, в минуту, адресатов в одном письме и сколько ушло сегодня. Изменить эти числа в интерфейсе нельзя — они зависят от тарифа и числа оплаченных мест.
Своя почта не ограничивается
Лимит действует только на ящик, выданный платформой. Указали в настройках транспорта собственный почтовый сервер — платформа такие письма не считает и не ограничивает. В установке у себя этого блока нет. Лимиты шлюза и прямой отправки не складываются: это разные каналы.
Письмо, упёршееся в лимит, не теряется — оно ждёт в очереди и уходит, когда ограничение отпускает. Два отказа ожиданием не лечатся, поэтому они сразу отмечаются ошибкой в журнале, а не занимают очередь: канал выключен платформой и адресатов в письме больше разрешённого тарифом. Во втором случае разбейте список адресатов или отправьте письма по отдельности.
Назначение транспортов
Письма разделены по назначениям, и каждое настраивается отдельно:
| Назначение | Что охватывает | Где назначается |
|---|---|---|
| Системные письма | Сброс пароля и другие письма об учётной записи. | Админ → Настройки |
| Уведомления | Письма об изменениях в задачах, которые вас касаются. | Админ → Шлюзы оповещений |
| Service Desk | Письмо клиенту, когда агент ответил в обращении. | Админ → Service Desk |
| Автоматизация | Письма из действия «Отправить письмо» в правиле. | Админ → Автоматизация |
Каждое назначение задаётся там, где настраивается сама функция, а не общим списком. Сводная картина — какой транспорт что обслуживает — на странице Админ → Почта.
Приоритет назначения
На странице Админ → Почта, у каждого назначения, задаётся «Приоритет в очереди» — чьи письма отправляются раньше, когда их скопилось много. Меньше — раньше; значения по умолчанию таковы:
| Назначение | Приоритет по умолчанию |
|---|---|
| Системные письма | 10 |
| Уведомления | 20 |
| Service Desk | 30 |
| Автоматизация | 40 |
Менять их стоит, если ваш провайдер пропускает немного писем в минуту: тогда ссылка на сброс пароля должна обгонять пачку уведомлений, а массовая рассылка из правил — уходить последней. Пока писем мало, приоритет ни на что не влияет. Новое значение действует на новые письма — те, что уже стоят в очереди, порядок не меняют.
Приём писем: обращение из письма
Всё, что описано выше, — исходящая почта. Транспорт JMAP умеет и обратное: письмо, пришедшее на адрес вашего домена, становится событием, и с ним работают правила автоматизации — завести обращение, дописать комментарий в существующее, отправить в карантин.
Решает правило, а не почта
Продукт намеренно не содержит зашитого сценария «письмо → обращение»: у разных служб поддержки он разный. Приём доводит письмо до правила со всеми признаками (кто прислал, прошли ли проверки подлинности, спам ли это, ответ ли это в цепочку), а дальше решаете вы.
Что нужно
- Включённая и настроенная функция JMAP (её же вы можете использовать и для отправки — это независимо).
- Отдельный ящик приёма на почтовом сервере: не тот, от чьего имени вы отправляете. У ящика приёма нет права отправлять письма — именно поэтому его пароль можно держать в настройках инстанса.
- Почтовый сервер маршрутизирует на этот ящик письма, приходящие на домен инстанса, и проверяет подписи отправителей (SPF, DKIM, DMARC).
- У инстанса задан публичный адрес: без него почтовый сервер не сможет уведомлять о новых письмах.
В облаке TAktom почта может быть любой
В облаке ящик приёма заводит платформа, и доступ к нему уже подставлен в блок «Приём писем» — его адрес виден в поле «Ящик приёма». Остаётся включить функцию JMAP в списке плагинов и рубильник «Принимать письма».
Менять почту службы поддержки не нужно: Яндекс, Google, Exchange или любой другой ящик подключается пересылкой. В настройках своего ящика поддержки включите пересылку входящих писем на адрес приёма. Почтовые сервисы перед включением пересылки присылают на этот адрес письмо с подтверждением — оно появится в журнале «Последние письма».
Настройка
Блок «Приём писем» — на странице Админ → Почта → JMAP:
| Поле | Что задаёт |
|---|---|
| Принимать письма | Рубильник. Выключение не стирает журнал и не трогает ящик — инстанс просто перестаёт его читать. |
| Адрес узла | Почтовый сервер, на котором живёт ящик приёма. |
| Ящик приёма, Пароль ящика приёма | Учётная запись, письма которой разбираются. |
| Применить сейчас | Заводит служебный вебхук, создаёт или продлевает подписку на уведомления и сразу забирает новые письма. |
Ниже блок показывает адрес для почтового узла и состояние подписки — до какой даты она действует, когда был последний проход и последнее письмо, — а также журнал «Последние письма»: от кого, тема, результат проверок (спам, автоответ, без метки) и было ли создано событие.
Уведомление от почтового сервера приходит через входящий вебхук — он виден в Админ → Вебхуки с пометкой владельца. Отдельного публичного адреса у почтовой функции нет: это общее правило продукта.
Подписка на уведомления живёт неделю
Она продлевается автоматически, но если срок на экране оказался в прошлом, приём молчит, не сообщая об ошибке: письма просто перестают доходить до правил. Это главное число в блоке — на него и смотрите, разбирая «обращения из писем перестали появляться». Кнопка «Применить сейчас» восстанавливает подписку.
Страховка от пропусков
Даже без уведомлений ящик перечитывается по расписанию, поэтому единичный сбой сети или перезапуск не теряет писем. Письма ищутся по всему ящику, а не только во «Входящих»: письмо от нового отправителя часто оседает в спаме, и робот, читающий один Inbox, терял бы обращения молча.
Что видит правило
Событию доступны: отправитель и его домен, адрес получателя (в том числе токен в адресе вида support+abc@…), тема, текст письма, вердикты DMARC, SPF и DKIM, признаки «попало в спам» и «автоответ или рассылка», List-Id, Message-ID, In-Reply-To и число вложений.
Готовые шаблоны правил покрывают три типовых сценария: обращение из письма, ответ клиента в тред и карантин писем.
Что письмо не приносит
Файлы вложений в задачу не переносятся — правило получает только их количество. Спам не выбрасывается на входе, а помечается признаком: решение принимает правило, иначе потери были бы молчаливыми. И письмо, не прошедшее проверки подлинности, — не повод доверять адресу отправителя: его легко подделать, поэтому в правилах опирайтесь на вердикт DMARC, а не только на домен.
Очередь отправки
Блок «Очередь отправки» на странице Админ → Почта показывает письма, которые ещё ждут отправки. Это первое место, куда стоит заглянуть, когда письмо не пришло: журнал ниже рассказывает о том, что уже случилось, а очередь — о том, что происходит прямо сейчас.
По каждому письму видно: приоритет и назначение, кому и с какой темой оно уходит, состояние («ждёт» или «отправляется»), сколько было попыток и когда состоится следующая. Если попытка не удалась, под темой письма показана причина — по ней и понятно, чинить настройку или просто подождать.
Две кнопки в строке:
- «Отправить сейчас» — попробовать немедленно, не дожидаясь назначенного времени. Нажимайте после того, как исправили настройки транспорта или разобрались с провайдером.
- «Снять» — убрать письмо из очереди; доставлено оно не будет. Требует подтверждения.
Долго ли письмо ждёт
- Провайдер занят, недоступен или просит подождать — попытки повторяются сами, пауза между ними растёт от полуминуты до десяти минут. Вмешиваться не нужно.
- Провайдер отказал по существу — неверные реквизиты, отклонённый адрес, не назначен транспорт: повторы бессмысленны, письмо сразу отмечается ошибкой в журнале отправок. Это чинится настройкой.
- Письмо прождало сутки — оно снимается с отправки: доставлять напоминание о вчерашнем сроке уже незачем.
Письма уходят по очереди, одно за другим, поэтому большая пачка растягивается во времени — это нормально. В очереди остаётся только то, что ждёт: отправленные и отказавшие видны в журнале отправок.
Когда провайдер ограничивает темп
Если провайдер отвечает «слишком часто», пауза берётся для всего транспорта — для всех видов писем, которые он везёт. Письма, назначенные на другие транспорты, при этом продолжают уходить. Кнопка «Отправить сейчас» снимает такую паузу — пользуйтесь ею, когда причина устранена.
Контроль доставки
На странице Админ → Почта есть и журнал отправок: каждая попытка, её результат и причина отказа. К нему обращаются, когда надо понять, что случилось с письмом, — включая описанный выше случай «транспорт не назначен». В журнал попадает каждая попытка, в том числе неудачная; письмо, которое ещё только ждёт своей очереди, в журнале не появится — ищите его в блоке «Очередь отправки». Полный порядок разбора — в разделе Если письма не приходят.
Журнал хранит письмо целиком: полный список адресатов, тему и текст. Он отвечает не только на вопрос «дошло ли», но и «что именно было отправлено», — и по этой же причине содержит переписку с клиентами и тексты уведомлений. Учитывайте это, раздавая доступ к разделу администрирования.
Если письма не приходят
Порядок проверки — от самой частой причины к редким:
- Транспорт включён? Админ → Плагины: выключенная функция не возит ничего, и её страницы в меню нет.
- Реквизиты верны? На странице транспорта нажмите «Проверить подключение», затем отправьте пробное письмо себе. Пробное письмо идёт мимо назначений — если оно дошло, проблема не в провайдере.
- Транспорт назначен на этот вид писем? Не приходит сброс пароля — смотрите Админ → Настройки, уведомления — Шлюзы оповещений, письма клиентам — Service Desk, письма из правил — Автоматизация. Ненастроенное назначение помечено предупреждением в сводке на Админ → Почта.
- Письмо ещё ждёт? Загляните в очередь отправки: там видно причину задержки и время следующей попытки.
- Что говорит журнал отправок? Он показывает каждую попытку с причиной отказа — по ней понятно, чинить настройку, ждать или разбираться с провайдером.
- Облачный инстанс? Проверьте лимиты платформы на странице транспорта: суточный предел мог быть исчерпан.
- Письмо ушло, но его не видят? Дальше вопрос к почте получателя: папка «Спам», фильтры, записи SPF, DKIM и DMARC вашего домена. Журнал в этом случае показывает успешную отправку — и это верно, продукт довёл письмо до провайдера.
Что дальше
- Плагины — включение транспортов и остальных функций.
- Автоматизация — правила, отправляющие письма и обрабатывающие входящие.
- Вебхуки — как устроен приём внешних событий, через который работает и приём писем.
- Поиск и уведомления — как выглядят сами уведомления.
Смотрите также
- Функции и настройки → Общие настройки — где назначается транспорт для системных писем.
- Руководство агента → Настройка — назначение Service Desk и склейка писем клиенту в цепочку.
- Профиль и безопасность → Пароль — сброс пароля, который без системной почты не работает.
- Конфигурация → Почта — почему переменных
SMTP_*не существует.